# FILE

## Panoramica

Se si tocca il tasto [File] della funzione di archiviazione documenti mentre si stampa o si trasmette un originale in qualsiasi modalità, durante tale operazione è possibile memorizzare l'originale nella cartella Principale o in una cartella personalizzata memorizzata. Il file memorizzato può essere richiamato in un momento successivo, consentendo di copiare o inviare di nuovo l'originale senza doverlo cercare.
Se si memorizza un file tramite il comando File senza aggiungere ulteriori informazioni, vengono automaticamente assegnati il nome utente e il nome di file riportati di seguito.
Nome Utente: Utente Sconosc.
Nome File: Modalità_Giorno-Mese-Anno_Ora-Minuti-Secondi
(Esempio: Copia_20140404_112030)
Memorizzato in: Cartella Principale

## Funzionamento

Di seguito è riportato un esempio di utilizzo della funzione "File" in modalità di copia.
Posizionare l'originale e toccare il tasto [Anteprima].
Posizionare l'originale nel vassoio dell'alimentatore automatico dei documenti oppure sul piano documenti.

- SCELTA DI UNA PROCEDURA DI INSERIMENTO DELL'ORIGINALE A SECONDA DEL TIPO E DELLO STATO DI QUEST'ULTIMO

A seconda delle funzioni di copia utilizzate, in alcuni casi può essere necessario configurare alcune impostazioni per poter generare l'anteprima.
Toccare il tasto [File] per aggiungere le informazioni relative al file.
Per selezionare il nome utente, il nome file, la cartella e l'impostazione della proprietà, vedere "Informazioni del file".
Per salvare il file sul disco rigido:

- Modifica della proprietà
- Specifica di un nome utente
- Assegnazione di un nome file
- Specifica della cartella
- Creazione di PDF per la ricerca su PC

Per salvare il file in un dispositivo di memoria esterno:

- Assegnazione di un nome file
- Specifica della cartella
- Creazione di PDF per la ricerca su PC

Dopo aver configurato le impostazioni indicate in precedenza, verrà nuovamente visualizzata questa schermata. Passare al punto successivo.
Se non si desidera assegnare un nome utente o altre informazioni al file, passare al punto successivo.
Toccare .
Verrà nuovamente visualizzata la schermata di base della modalità di copia e il tasto [File] verrà evidenziato.
Selezionare le impostazioni di copia, quindi toccare il tasto [Avvio a colori] o [Avvio in B/N].

- L'originale verrà automaticamente memorizzato come file all'avvio della copia.
  Verranno salvate anche le impostazioni di copia selezionate.
- Per informazioni sulla procedura di collocamento dell'originale, vedere il punto 1 della sezione "SELEZIONE DI UNA PROCEDURA PER IL COLLOCAMENTO DELL'ORIGINALE IN BASE AL TIPO E ALLO STATO".

Informazioni sul file
Di seguito è illustrata la procedura per l'impostazione dei dettagli.
Specificando attributi quali proprietà, nome utente, nome file e cartella, è possibile semplificare la gestione e la ricerca di un file. Inoltre, se per Proprietà si seleziona [Confidenziale] e si imposta una password, gli altri utenti non potranno visualizzare il file senza autorizzazione.
Modifica della proprietà
Per i file salvati tramite la funzione di archiviazione documenti è possibile selezionare l'impostazione Proteggi. In questo modo si evita che un file venga spostato oppure eliminato automaticamente o manualmente.
Sono disponibili tre proprietà per i file salvati: "Condivisione", "Proteggi" e "Confidenziale". I file salvati con la proprietà "Condivisione" non sono protetti. I file salvati con la proprietà "Proteggi" e "Confidenziale" sono protetti.
Ai file salvati nella cartella Selezione Rapida File viene applicata la proprietà "Condivisione". Quando si salva un file nella cartella Principale o in una cartella personalizzata, è possibile selezionare la proprietà "Condivisione", "Proteggi" o "Confidenziale".

Condivisione | Per modificare la proprietà "Condivisione" di un file in "Proteggi" o "Confidenziale", utilizzare la funzione "Modifica Proprietà" nelle impostazioni del lavoro.
Proteggi | La proprietà "Proteggi" non richiede l'impostazione di una password, ma impedisce lo spostamento, l'eliminazione e la modifica del file. Non è possibile impostare una password. Sul tasto del file di un file protetto, insieme all'icona della modalità viene visualizzata l'icona .
Confidenziale | Per proteggere un file "Confidenziale" viene impostata una password. (Per richiamare il file è necessario digitare la password. ) Sul tasto del file di un file confidenziale, insieme all'icona della modalità viene visualizzata l'icona .

Limitazioni relative alla modifica della proprietà

- È possibile passare un file impostato su "Condivisione" a "Proteggi" o "Confidenziale" secondo necessità. Tuttavia è possibile passare a "Proteggi" un file "Condivisione" salvato nella cartella Selezione Rapida File.
- È possibile passare un file impostato su "Proteggi" a "Condivisione" o "Confidenziale" secondo necessità. Tuttavia è possibile passare a "Condivisione" un file "Proteggi" salvato nella cartella Selezione Rapida File.
- Per i file salvati nella cartella Selezione Rapida File non è possibile impostare la proprietà "Confidenziale". Se il file viene spostato nella cartella Principale o in una cartella personalizzata, la proprietà può essere modificata in "Confidenziale".
- Non è possibile selezionare due proprietà per uno stesso file.

Selezionare [Proprietà] nella schermata Informazioni File.
Se è stata selezionata la proprietà [Confidenziale], immettere una password (32 cifre) utilizzando i tasti numerici.
Ogni volta che si immette una cifra viene visualizzato il simbolo "".
Specifica di un nome utente
Toccare la casella di testo [Nome Utente].
Quando si utilizza l'autenticazione dell'utente, viene automaticamente selezionato il nome utente utilizzato per l'accesso. In tal caso, non è necessario eseguire questa operazione.
Il nome utente deve essere prima memorizzato in modalità di impostazione, selezionando [Controllo utente] → [Elenco Utenti].
Toccare il tasto del nome utente.
In alternativa, per selezionare un nome utente è possibile toccare il tasto [Chiama con numero di registrazione] e immettere il numero dell'utente.
Il numero dell'utente deve essere prima configurato in modalità di impostazione, selezionando [Controllo utente] → [Elenco Utenti].
Toccare .
Viene nuovamente visualizzata la schermata del passaggio 1 per mostrare il nome utente selezionato.
Assegnazione di un nome file
È possibile assegnare un nome al file.
Toccare la casella di testo [Nome file] e immettere il nome del file.
Inserire un nome di file che non superi i 30 caratteri.
Nome file

- Se viene specificato un nome di file già esistente, alla fine del nome vengono aggiunti una tilde e un numero di serie, quindi il file viene salvato con un nome diverso. Per il nome di file non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole.
  Se ad esempio il file "test.txt" esiste già e si specifica il nome "TEST.TXT", il file verrà salvato con il nome "TEST.TXT~1".
- Se la lunghezza del nome di file supera il massimo consentito, i caratteri in eccesso verranno omessi e alla fine del nome verrà aggiunto un numero di serie.

Specifica della cartella
Specificare la cartella per la memorizzazione del file.
Toccare la casella di testo [Memorizz. In].
Se è selezionato un nome utente con l'impostazione "Cartella pers.", verrà automaticamente selezionato tale utente.
Toccare il tasto della cartella in cui si desidera memorizzare il file.
Se per la cartella è stata configurata una password, verrà visualizzata una schermata per l'immissione della password. Digitare la password (da 5 a 8 cifre) con i tasti numerici, quindi toccare il tasto .
Creazione di PDF per la ricerca su PC
Toccare la casella di controllo [Crea PDF per cercare su PC] per visualizzare . Al salvataggio del file verrà creato un file PDF pubblico per la ricerca sul PC.
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